בשעה טובה החלטתם להתחתן? כשמתחילים לתכנן חתונה, אחד הדברים החשובים ביותר הוא לבחור את אולם האירועים המתאים ביותר מתוך ההיצע המסחרר הקיים.
עם זאת, לפני שסוגרים עם אולם מסוים, חשוב להעלות מספר שאלות מרכזיות מול צוות האולם או גן האירועים, כדי להבטיח שההחלטה היא אכן ההחלטה הנכונה וגם מותאמת לחזון ולצרכים שלכם כזוג.
למעשה, על ידי קבלת תשובות ענייניות ומפורטות לשאלות שתכף נסקור בפניכם, תוכלו להבין אם האולם והצוות שלו יכולים לספק את חווית החלומות שחשבתם, ברמת המקצועיות, השירות והתמיכה הראויה. רק לאחר שתשמעו את מה שיש לאולם להציע ותשקלו זאת ביסודיות, תוכלו להחליט בבטחה אם זו האופציה הנכונה לחתונה שלכם.
אם לא תשאלו לא תדעו
בעת בחירת מקום לאירוע, חשוב לבצע בדיקה מקיפה ולהתחקות אחר כל הפרטים הרלוונטיים לגבי האתר עצמו. ראשית, יש לברר את המוניטין והרקע של המקום: כמה זמן הוא קיים, מי הם הבעלים המנהלים אותו, ומה היקף השירותים והמתקנים שהוא מציע. חשוב לוודא את גודלו הפיזי, קיבולת האנשים המרבית והמינימלית הנדרשת לאירוע, וכן את המיקום הגיאוגרפי ביחס למקום המגורים או לנקודות הנגישות העיקריות.
למשל, אם מדובר במתחם של אולם אירועים בראשון לציון, כדאי לנסות דרך השיחה להעריך את הנגישות לאפיקי התחבורה השונים ולקרבה למרכזי הערים הסמוכות. בנוסף, כדאי לבחון את הסביבה הקרובה לאולם - האם יש חניונים נוחים, בתי מלון או מלונות בקרבת מקום לאירוח אורחים מרוחקים, ומתקנים ושירותים נלווים רלוונטיים אחרים. רצוי גם להיוועץ בחוות דעת של לקוחות קודמים על חוויית האירוע והשירות שקיבלו.
שנית, כדאי לשאול מבעוד מועד ובפירוט אודות התשתיות הקיימות, גישה ונגישות, לאונג', שירותים והמתקנים השונים לרבות תשתית טכנולוגית מולטימדיה וסאונד – אלה קריטיים כדי שתוכלו לתכנן את הזרימה, אטרקציות ותוכנית אומנותית. כדאי להבין אם יש מקום ייעודי לחופה ואם יש שטח פתוח וגם סגור.
חשוב מאוד לשאול על היצע הקולינריה, האפשרויות השונות לסוגי אוכל ומשקאות ונושא הכשרות ואם יש טעימות לארוחה וכמה אפשר להתגמש ולשחק עם אופי המנות גם בהתאם לרכיבים, התאמה לרגישויות ולעונתיות. אל תשכחו לבדוק גם את כל מה שקשור לפניות ולבחון את הזמינות של המקום לקראת תאריך האירוע המתוכנן. בנוסף, כדאי לבקש המלצות על לקוחות קודמים ולשוחח עמם על מנת לקבל תמונה מהימנה ככל הניתן.
היערכות מקדימה תבטיח אירוע ללא דאגות
בסוג הריאיון שאתם עושים לקראת החתונה העתידית, כדאי לעבור גם על הפרטים הספציפיים יותר הקשורים לאירוע עצמו. חשוב לבחון את מגוון השירותים שהמקום מציע תחת מעטפת אחת, כמו גם את מדיניות התמחור שלו - האם קיימות חבילות, הנחות או הטבות מסוימות, ומהן העמלות שיש להיות מודעים אליהן. במקרה של אירוע חיצוני, יש לשאול שאלות הנוגעות להיתכנות של מזג אוויר גרוע, ולברר מה הפתרונות במקרה של חום או גשם. בנוסף, יש להתעניין בנושאים כמו עיצוב חופה ודקורציה, סידור ועיצוב שולחנות.
מעבר לכך, חשוב לברר נושאים לוגיסטיים ומנהלתיים שקשורים לתהליך העבודה מול המקום גם לאחר שסוגרים הסכם. כדאי לשאול על צוות העובדים שיהיו מעורבים באירוע, רמת הזמינות שלהם, ואופן ההתקשרות והתנהלות העבודה מולם. יש לבקש את הסכם העבודה ולברר את מדיניות התשלומים. כמו כן, חשוב להבין את מדיניות הביטולים, דחיות או שינויים באירוע, במקרה של צורך בהתאמות. יש לשאול על נושא הביטוח ותוכניות למקרי חירום, ולברר מי הגורם המפקח על האירוע בפועל. רק לאחר קבלת כל הפרטים הללו, ניתן יהיה להחליט בצורה מושכלת על המקום המתאים ביותר לאירוע ולהתחיל לשגר הזמנות ולעבוד על החגיגה.
